Toiminnan kehittäminen

  1. Lähestymistavan valinta
  2. Toimintatutkimus
  3. Työntutkimus
  4. Toiminnan teorian kehittäminen
  In English   En Español   Sisällysluettelosivulle

Lähestymistavan valinta

Teollisiin tuotteisiin liittyy monenlaista ihmisten toimintaa: tuotteiden suunnittelua, valmistusta, käyttöä ja huoltoa. Usein sattuu, että jokin näistä toiminnoista ei sujukaan niin hyvin kuin pitäisi. Apua ongelmaan voidaan tällöin hakea toiminnan kehittämisen avulla.

"Kehittäminen" tarkoittaa sitä, että hanke ei sisällä pelkästään asioiden toteamista, vaan myös niiden ohjaavaa arviointia sekä parannusehdotusten laatimista. Arviointi, määritelmänsä mukaan, on mahdollista vain jonkun näkökulmasta. On täten tarpeellista myös määritellä kenen näkökulma ratkaisee arvioinnissa, ja mitä ulkopuolisia osapuolia on lisäksi kuultava. Ratkaiseva ehkä on yrityksen johdon mielipide, mutta tärkeitä näkökohtia voi tulla myös niiltä muilta yksiköiltä, jotka osallistuvat toimintaan. Jos kysymyksessä on tuotanto, tärkeitä osapuolia ovat muiden muassa raaka-aineen tuottajat, asiakkaat ja muut sidosryhmät siihen tapaan kuin alla olevassa mallissa, joka kuvaa yrityksen tuotannon prosessia toisaalta reaalisten hyödykkeiden, toisaalta rahan virtoina.

Tuotantoprosessi

Autonomian taso. Kehittämisen lähestymistapaa valittaessa on tavallisesti viisasta pyrkiä samaan autonomian tasoon, joka on kyseisessä yhteisössä ennestään käytössä, eli noudattaa siellä tavanomaista päätösvallan jakautumista toisaalta johtoportaan, toisaalta ryhmän jäsenistön välillä. Tällöin hankkeeseen osallistuvien ihmisten on helpompi löytää sopiva rooli ja asenne kehittämiseen. Eri organisaatioilla on näissä asioissa varsin erilaiset perinteet, mutta esimerkeiksi voidaan tässä ottaa kaksi selvästi erilaista johtamisilmastoa:

Kahdessa yllä mainitussa kehittämisen tyylissä on erilainen metodiikka, vaikkeivät ne toki ole suorastaan vastakohtia, vaan niiden välimuotojakin voidaan ajatella. Ratkaisu jommankumman valinnasta on kuitenkin tehtävä heti kehittämishankkeen alussa, sillä se vaikuttaa jo hankkeen ensimmäiseen vaiheeseen, kehittämisen tavoitteen määrittelyyn. Se näet on itseohjautuvassa projektissa tehtävä ryhmän sisällä, ulkoa ohjatussa taas sen tekee johtaja.

Kehittämisen prosessi. Yhteistä lähes kaikelle toiminnan kehittämiselle sen tyylistä riippumatta ovat muutamat prosessin päävaiheet:

  1. arvioiva tilanteen toteaminen jossa käydään läpi nykyinen tilanne (ja ehkä myös sen historia) ja tarpeet parannuksille,
  2. analyysi jossa selvitetään asioiden väliset riippuvuudet ja mahdollisuudet muuttaa asioita,
  3. synteesi eli ehdotus asiantilan parantamiseksi
  4. ehdotuksen arviointi.

Erityisesti itseohjautuvassa kehittämishankkeessa, johon osallistuu paljon ihmisiä, sattuu usein, että ylläkuvattu suoraviivainen kertaprosessi ei riitä, sillä vähintään muutamat osallistujat tarvitsevat aikaa ottaakseen kantaa ehdotuksiin ja muotoillakseen omat toiveensa. Usein he haluavat lisäselvityksiä ja keskustelun jatkamista myöhemmin. Edes työn päätavoitteita ei aina osata etukäteen oikein määritellä, vaan ne halutaan asettaa vasta sitten, kun on olemassa vähintään yksi ehdotus nykytoimintaan tehtäviksi muutoksiksi. Niinpä useinkin olennaisia osia ensimmäisistä ehdotuksista hylätään arviointivaiheessa.

Ylläkuvatut hankaluudet useinkin pakottavat tekemään uudelleen jonkin työvaiheen eli palaamaan prosessissa taaksepäin. Jos tällaisia palaamisia tulee paljon, prosessi alkaa muistuttaa suoran viivan sijasta enemmänkin ympyrää. Itse asiassa spiraali kuten kuvassa oikealla onkin itseohjautuvan kehittämishankkeen tyypillisin malli, joskin siihen saatetaan joutua myös ulkoa ohjatussa hankkeessa silloin, kun sen tavoitteita ei ole aluksi osattu asettaa oikein ja niitä joudutaan työn kuluessa tarkistamaan. Joka tapauksessa toistamalla työvaiheita ja asteittain parantelemalla ehdotusta hyväksyttävä ratkaisu yleensä lopulta löytyy. Aikaa näihin ylimääräisiin kierroksiin tietenkin kuluu.

Odotetaanko kehittämishankkeelta tapauskohtaisia vai yleispäteviä tuloksia? Jos toiminnan kehittäminen on saanut alkunsa vain yhden toimivan ryhmän ongelmista, sen tavoitteeksi yleensä tulee juuri tämän ryhmän ongelmien poistaminen. Kehittämishanke on tällöin tapauskohtainen eli idiografinen, ja siinä sopii soveltaa jäljempänä esitettäviä toimintatutkimuksen ja työntutkimuksen metodiikkoja.

Mutta toimintaa on myös mahdollista kehittää siten, että pyritään vaikuttamaan kaikkiin samanlaisiin toimintatilanteisiin. Kehitetyistä yleispätevistä toimintamalleista voidaan käyttää yleistä nimeä toiminnan teoria. Tähän tähtäävän kehittämisen periaatteita ja menetelmiä tutkitaan alempana kohdassa Toiminnan teorian kehittäminen.

Toimintatutkimus

Toimintatutkimus kuuluu itseohjautuviin toiminnan kehittämisen menetelmiin. Näiden tunnusmerkkinä on, että toimiva ryhmä itse panee kehittämishankkeen alulle ja toteuttaa sen, mahdollisesti tutkijan avustamana. Ainoastaan lopulliset hankkeen tuottamat toiminnan muutosehdotukset tarvittaessa alistetaan hyväksyttäviksi yrityksen johdolle tai muille toimintaan liittyville osapuolille.

Itseohjautuvilla (eli osallistuvilla) kehittämismenetelmillä saavutetaan seuraavat edut:

Itseohjautuvat kehittämismenetelmät eivät ole nykyajan keksintö - päinvastoin varmaan kautta aikojen ihmisryhmät ovat osanneet omin päin tehdä parannuksia töihinsä ja toimiinsa. Myös teollisuudessa on jo kauan ollut käytössä pysyviä järjestelyjä työntekijöiden parannusehdotusten toteuttamiseksi. Näihin kuuluu laatupiiri, Japanissa kehitetty menetelmä, jossa tehtaassa toimivat vakinaiset työryhmät kokoontuvat esimerkiksi viikoittain keskustelemaan keinoista, joilla tuotannon virhe- tai hukkaprosenttia voitaisiin alentaa tai tuotteiden laatutasoa kohottaa. Nämä keinot haetaan nimenomaan tuotannon järjestelyistä, joskin esille saattaa tulla myös raaka-aineen parempi laatu tai korjaukset tuotteen yksityiskohtiin.

Toinen jo kauan toiminut yhteistoimintajärjestely on aloitetoiminta, jonka kautta kootaan työntekijöiden ideoita työtapojen ja miksei tuotteidenkin kehittämiseksi. Aloitteet voidaan tehdä suullisesti, mutta usein on niitä varten painettu erityinen lomake, jolle työntekijä voi nimettömästi kirjoittaa aloitteensa. Lomakkeet ovat numeroituja, ja niihin kuuluu samalla numerolla varustettu lipuke, jonka aloitteen tekijä pitää tekijänoikeutensa tositteena. Aloitteet jätetään pelkästään tätä varten varattuun postilaatikkoon, josta pysyvästi toimiva aloitetoimikunta ne määräajoin kerää, tutkii ja lähettää mielestään lupaavat harkittavaksi ja kokeiltavaksi tuotannossa. Toteutetuista aloitteista maksetaan tekijälle kertakorvaus, usein määräprosentti ensimmäisen vuoden hyödyistä.

Tehokkain nykyisin tunnettu menetelmä kiperien ryhmätoiminnan ongelmien käsittelyyn lienee toimintatutkimus (engl. action research, action science). Siinä tutkija liittyy kohdeyhteisöön muutamien viikkojen tai kuukausien ajaksi ja teoreettisen tietonsa avulla auttaa yhteisöä ratkaisemaan sen ajankohtaisia ongelmia. Ongelmien korjaamisen toimenpiteet keksitään ja sovitaan yksikön johdon ja kaikkien työntekijöiden yhteisissä seminaareissa.

Toimintatutkimusta on sovellettu moniin erilaisiin yhteisöihin, erityisesti työelämän puitteissa, jolloin siitä monesti käytetään nimeä kehittävä työntutkimus (tästä ks. etenkin Engeström 2002). Se on erityisen hyödyllinen julkishallinnossa ja muissa vanhoissa organisaatioissa, joiden perityt työtavat yhä huonommin vastaavat muuttuneen ympäristön vaatimuksia. Toimintatutkimuksen avulla voidaan byrokraattista "rutiiniorganisaatiota" kehittää joustavaksi "oppivaksi organisaatioksi", joka osaa oma-aloitteisesti muuntua kohtaamiensa ongelmien mukaan.

Toimintatutkimuksen prosessi

Antti Eskola (1973, s.184) kuvailee toimintatutkimuksen prosessia seuraavasti:

"Liikkeelle lähdetään tilanteen analyysistä ja tosiasioiden havainnoinnista. Sitä seuraa ongelman käsitteellinen ja teoreettinen muotoilu sekä toimenpiteiden suunnittelu. Seuraavaksi suoritetaan nuo toimenpiteet ja arvioidaan niiden vaikutukset. Tämä ehkä aiheuttaa muutoksia teoriaan ja korjauksia toimenpiteisiin, eli spiraali alkaa toisen kierroksensa."

Kaikki prosessin vaiheet tapahtuvat ryhmän yhteisissä keskusteluissa. Asiaa eteenpäin vievät yksittäiset oivallukset tietenkin aina tekee joku yksilö, mutta ryhmän tuki ja kommentit ovat tarpeen oivallusten hiomiseksi ja uuden yhteisen toimintatavan aloittamiseksi. Toimintatutkimuksessa jokainen yhteisön jäsen kehittyy henkisesti, hän oppii muuntamaan kokemustaan teoreettiseksi tiedoksi. Tämä tapahtuu, kuten oppiminen yleensäkin, syklisesti toistuvana prosessina kuvan (oikealla) tapaan.

Toimintatutkimus Prosessin vaiheita voidaan yksityiskohtaisemmin kuvailla seuraavasti:

Engeströmin (2002, 128) esittämässä kehittävän työntutkimuksen syklisen prosessin mallissa on lueteltu myös kunkin vaiheen tyypilliset tuotokset:

Nykyinen toimintatapa: Ongelmien etnografia
Tuotos: Alkutilan ja sen ilmiongelmien kuvaus; kohteen rajaus
Toiminnan kehityshistorian ja nykyisten ristiriitojen analyysi
Tuotos: Työhypoteesi 1 toiminnan ristiriidoista, sen testaus nykytoimintaa, sen häiriöitä ja innovaatioita koskevalla aineistolla.
Työhypoteesi 2 lähikehityksen vyöhykkeestä.
Uuden toimintamallin suunnittelun tukeminen ja analyysi
Tuotos: Työhypoteesi 3 ristiriitojen ratkaisusta eli uusi toimintamalli; sen luomisprosessin analyysi
Uuden toimintamallin käyttöönoton tukeminen ja analyysi
Tuotos: Analyysi käyttöönotosta, sen häiriöistä, innovaatioista ja ekspansiosta
Uuden toimintamallin arviointi
Tuotos: Analyysi uuden toimintatavan vaikutuksista ja koko prosessista [ja sen jälkeen joko uusi kierros tai lopetus?]

Kuula (1999, 94) puolestaan esittää toimintatutkimuksen tyypillisen prosessin sarjana "työkonferensseja" eli kehittämispalavereja, joiden ryhmätyöaiheet ovat seuraavat:

  1. Millainen organisaatio haluttaisiin.
  2. Mitä ongelmia ihanneorganisaation saavuttamisessa kohdataan.
  3. Miten ongelmista päästään.
  4. Konkreettinen ohjelma muutokselle.

Täytynee olettaa, että myös Kuulan mallin sykliä usein joudutaan toistamaan, sillä varmaankaan kaikkia eteen tulevia ongelmia ei aina osata arvata etukäteen, ja saattaapa ihanteiden sisältökin muuttua mielipiteiden kypsyessä.

Ylläkuvatut prosessimallit eivät kaiketi olekaan tarkoitetut kaavamaisesti noudatettaviksi, sillä pääasia lienee saada aikaan keskustelu toiminnan kehittämisestä. Kun tähän keskusteluun nyt osallistuvat kyseisen toiminnan parhaat asiantuntijat eli sitä tekevät ihmiset itse, voidaan usein odottaa, että keskustelun edetessä sopivin logiikka ja etenemistapa selvenee eli "manifestoituu" ilman tutkijan pikkutarkkoja ohjeitakin, kuten sanoo alan kokenut tutkija Gustafsen (1992, 5). Sitäpaitsi keskusteluissa on koko ajan mukana muualla aiemmin käytettyä toimintatutkimuksen metodiikkaa tunteva konsultti tai tutkija, joka on aina käytettävissä tarjoamaan neuvojaan silloin, kun paha umpikuja on uhkaamassa. Keskustelujen alkuvaiheessa aloite usein on tutkijalla, mutta päämääränä on saada yhteisö mahdollisimman pian kykeneväksi ottamaan ohjat omiin käsiinsä.

Toimintatutkimuksen apuvälineitä

Toimintatutkimus Tutkijan tehtävänä on auttaa yhteisöä työskentelemään toimintatutkimuksen syklisen prosessin mukaan ja tarjota sitä edistäviä työvälineitä. Usein vaikeiksi koettuja prosessin kohtia ovat siirtymät arkipäivän sanattoman taitotiedon tasolta teoreettisten mallien tasolle ja taas mallista arkipäivän toiminnan suunnitteluun, kuva oikealla. Tätä siirtymistä voi helpottaa yhteisissä keskusteluissa koottava seinäkartta, jossa siirrettävillä irtolapuilla esitetään toiminnan elementtejä ja ongelmia. Konkreetisti seinällä esitetyt ja strukturoidut ongelmakuvaukset virittävät keskustelua ja edistävät pohdiskelun etenemistä kriittiselle ja teoreettisen tulkinnan tasolle. Tutkijan tehtävänä on näyttää, miten seinäkartta pannaan alulle.

Keskustelun rohkaiseminen. Monille ihmisille voi olla vaikeaa aloittaa keskustelu pitkään toimineen organisaation työn järjestelyistä, jotka tähän asti on enimmäkseen määrännyt yksikön päällikkö. Alaisten mielipidettä niistä ei useinkaan ole kysytty, ja niinpä heidän on usein hankalaa esittää ajatuksiaan, joissa kuitenkin saattaa piillä arvokkaita ideoita toiminnan kehittämisestä, ongelmien välttämisestä ja tuloksen parantamisesta. Tutkijan olisi tällöin autettava näitä ihmisiä osallistumaan keskusteluun. Tähän sopivia keinoja voisivat olla rentouttavan, kahvihetkimäisen ympäristön luominen kokoukselle, rohkaiseva alkupuheenvuoro ja mallin tai muodon esittäminen ehdotusten tekemistä varten.

Eräs tapa saada keskustelu alkuun on pyytää kaikkia paikalla olevia tekemään etukäteen anonyymisti lappusia ongelmista. Tutkija sitten kerää ne, asettaa ne sopivaan järjestykseen ja lukee niitä ääneen keskustelun alkajaisiksi.

Toinen tutkijoiden usein tarjoama apuväline on pohdiskelulomake, jonka tutkija jakaa kaikille päivää tai paria ennen kokousta. Siihen tutkija on muotoillut avoimia kysymyksiä, jotka pakottavat vastaajan täsmentämään ja käsitteellistämään tilannettaan ja ongelmiaan. Mukana voi olla fakta- ja asennekysymyksiä, joiden avulla tutkija selvittää kulloistakin yhteisön tilaa myös omaa tutkimusraporttiaan varten.

Sen lisäksi, että tutkija kannustaa osallistujia tuomaan esille ongelmia ja keskusteltavia asioita, hänen saattaa myös olla tarpeen pitää huolta keskustelun pysymisestä virkeänä ja hengeltään innovatiivisena. Jotta kaikille hyväksyttävään tulokseen voidaan päästä, osapuolten on kuunneltava ja otettava vakavasti toistensa esitykset. Tähän tähtäävät "demokraattisen dialogin" säännöt:

Säännöt, kaikkiaan 13, on kehitetty ruotsalaisessa LOM-ohjelmassa (Ledning, Organisation och Medbestämmande), ja niitä sovellettiin viiden vuoden ajan 60 yrityksessä tai laitoksessa. Niitä selostavat mm. Kuula 1995, 92 ja Gustavsen 1992, 3).

Keskustelu saa mielellään liikkua järkiperäis-analyyttisen tason ohella myös intuitiivis-tunneperäisissä asioissa, neuvovat puolestaan Jungk ja Müllert kirjassa Tulevaisuusverstaat (1989). Se auttaa pääsemään syvemmälle ristiriitojen syihin ja voi nostaa arvaamattomia luovia oivalluksia sieltä tietoisuuteen.

Muita tapoja innovaatioiden edistämiseen ovat "aivoriihi" ja muut ideointitekniikat, vaikkakin tavallisesti jo yllä luetellut toimintatutkimuksen menetelmät hyvin riittävät tuottamaan menestyksekkään ehdotuksen kekemiseen riittävästi ideoita.

Mikä on tutkijan rooli toimintatutkimuksen prosessissa? Harvalla tutkijalla on niin paljon ennakkotietoa vieraan ryhmän toiminnasta ja ongelmasta, että hän heti kykenisi sitä arvioimaan tai selittämään saati muotoilemaan teoreettiseksi malliksi. Sen sijaan tutkija voi tuoda yhteisön käyttöön yleiset teoreettiset tietonsa ja taitonsa. Tutkija tarjoaa menetelmiä analyysin tekemiselle, hankkii ulkopuolelta tarvittavia tietoja ja esittää kysymyksiä, joita ryhmän jäsenet eivät itse huomaisi tehdä.

Tutkijan on hyvä pitää mielessä se syy, miksi hänet on kutsuttu hankkeeseen mukaan: tavallisesti siksi, että ryhmän ongelmat ovat näyttäneet lähes mahdottomilta ratkaista. Tutkijan tärkein tehtävä onkin saada ryhmä näkemään ongelmansa niin laajasta uudesta näkökulmasta, että aluksi tuntemattomat ratkaisut tulevat näkyviin.

Teoreettiset mallit. Vaikkapa ongelma jokapäiväisessä toiminnassa olisi näyttänyt mahdottomalta ratkaista, sen ratkaisu saattaa tulla näkyviin, kun ongelmaa katsotaan riittävän kaukaa ja riittävän laajassa asiayhteydessä. Toimintatutkimuksessa tämä kauempaa tarkastelu tavallisesti toteutetaan siirtymällä käytännön ongelmista teoreettisten mallien tasolle (ja sitten myöhemmin takaisin). Tämä ei tosin aina ole ihan helppoa yhteisössä toimiville käytännön ihmisille. Teorian tasolle siirtymistä voi helpottaa, jos lähdetään liikkeelle pienistä käytännön asioista ja siirrytään suurempiin, seuraavaan tapaan:

  1. ensin pohditaan yksilöiden töitä ja niiden ongelmia
  2. sitten arvioidaan koko työyksikön yhteistyötä, sen tehokkuutta ja ongelmia
  3. lopuksi tarkastellaan ulkopuolelta yksikön työn tarkoitusta ja ehkä määritellään se uudelleen, ottaen lähtökohdaksi asiakkaan tarpeet.

Toinen tapa on tarkastella toimintaa vuorotellen eri näkökulmista, mikä voi auttaa ymmärtämään sen entistä syvemmin. Hedelmällisiä näkökulmia voidaan saada aikaan esittämällä joko nykyinen tai tavoiteltu toiminta mallin muodossa, esimerkiksi:

Ristiriitoja Ristiriidoista keskusteltaessa ei niinkään etsitä konflikteja ihmisten välillä, vaan pikemminkin työtilanteen kolmen osatekijän välillä, kuva oikealla:

Tavallinen ristiriidan syy on se, että jokin mainituista kolmesta osatekijästä on äskettäin muuttunut, samalla kun muut kaksi osatekijää ovat jääneet vanhoilleen. Juuri tämän kehityksen selventämiseksi on historiallinen tarkastelu hyödyllinen. Yleensä ei tarvita sen pitempää aikaperspektiiviä kuin mistä yhteisön vanhimmilla jäsenillä on kokemusta.

Sitten kun työn päämäärä ja työhön liittyvät ristiriidat on selvitetty ja esitetty yhteisesti hyväksytyssä, toimintaa kuvaavassa mallissa, siirrytään yhdessä keskustelemaan niistä keinoista, joilla päämäärät parhaiten saavutetaan ja ristiriidat poistetaan. Teoreettista mallia tarkastelemalla löydetään tarjolla olevat muutoksen vaihtoehdot.

Ryhmälle voi olla vaikeaa heti esittää toimintansa teoreettisena mallina. Asiaa voi ehkä helpottaa tarkastelemalla joitakin malleja, joita on aiemmin kehitetty ihmisten toimia tutkivissa tieteissä kuten sosiologiassa, psykologiassa, liikkeenjohdon teoriassa jne. Ryhmää avustavan tutkijan tehtäväksi tällöin tulee valita yksi tai useampia ryhmäkeskustelun pohjaksi soveltuvia teoreettisia malleja esimerkiksi niistä teoriaparadigmoista, joita on lueteltu sivulla Tuotannon teorioita.

Teorian 2 tasoaMuilta tieteenaloilta lainattavat teoriat ovat tietenkin luonteeltaan yleisiä, eli niiden elementtejä ovat laajat yleiskäsitteet kuten motivaatio, tuottavuus jne, ks. kuvaa oikealla. Jos tällä yleisten mallien tasolla (kuva oikealla) sitten löytyy uusia mahdollisuuksia ongelmien ratkaisemiseen, keskustelussa voidaan palata takaisin yksittäistapausten tasolle, jossa käsitellään ryhmää itseään koskevia paikallisia tietoja (tehtäviä, tuotteita, ryhmän organisaatiota jne).

Siitä alueesta teoreettisessa mallissa, josta ongelmien ratkaisuja saattaa löytyä, käytetään nimeä mahdollisuuden vyöhyke (tai "lähikehityksen vyöhyke"). Se on mahdollisuuksien joukko, jota tähän mennessä ei ole huomattu tai joka ei ole ollut yksilön yksinään saavutettavissa, mutta jonne voidaan nyt päästä yhdessä sopimalla.

Tutkijan tehtävänä on tuoda keskusteluun esimerkkejä muista tuntemistaan yhteisöjen kehittämishankkeista, niiden metodeista ja tuloksista. Lisäksi hän voi esittää yleisiä yhteisöjen toiminnan ja liikkeenjohdon teoriamalleja.

Toimintatutkimuksen tulosten arvioiminen

Toiminnan kehittämishanketta ei pidä arvioida toteavan tutkimuksen kriteerein, vaan vertaamalla tuloksia hankkeen omiin tavoitteisiin. Näistä tärkein tavallisesti on toimintaa nyt vaivaavien ongelmien poistaminen tai lievittäminen. Lisäksi usein toivotaan, että mukana olevat samalla oppivat välttämään joutumasta myöhemmin samantapaisiin ongelmiin. Joskus on tavoitteena myös koota ja kehittää toiminnan teoriaa. Jokaisen tällaisen päämäärän toteutumista on arvioitava omalta pohjaltaan.

Toiminnan kehittymisen arvioiminen. Kehittämishankkeen alkaessa on tavoitteeksi yleensä nimetty tietyn ongelman poistaminen. Hankkeen päättyessä on siis arvioitava, onko tämä tavoite saavutettu; tosin useinkin hankkeen tavoitteita on yhteiskokouksissa moneen kertaan muutettu siitä, miten ne aluksi nähtiin. Joka tapauksessa toimintatutkimuksen luonteeseen kuuluu, että yhteisö itse arvioi hankkeen tuloksellisuuden: onko hankkeesta saatu riittävästi hyötyä.

Vaikka ratkaisu onkin kehitetty yhteisesti, ei sen arvioimisessa aina päästä täydelliseen yksimielisyyteen. Usein on suorastaan loogisesti mahdotonta löytää yhteistä ratkaisua, joka olisi samalla kertaa paras jokaisen yksilön kannalta. Tämän sijasta usein otetaan päämääräksi Pareton määrittelemä yhteisön optimitila, joka saavutetaan silloin, kun on mahdotonta lisätä yhdenkään yhteisön jäsenen hyvinvointia ilman, että jonkun muun hyvinvointi vähenee tätä enemmän.

Jos yksimielisyyteen arvioinnissa ei päästä, voidaan turvautua yhteisötoiminnassa vakiintuneisiin menettelyihin, kuten äänestykseen, katso Mielipiteiden yhteensovittaminen. Käytännössä ei äänestykseen juuri koskaan tarvitse mennä, vaan tavallisesti kompromissi ja konsensus saavutetaan keskustellen. Hankkeen kuluessa pidetyissä lukuisissa yhteisissä keskusteluissa eri osapuolet ovat oppineet ymmärtämään toistensa näkökulmia eivätkä sitten enää jääräpäisesti pitäydy alkuperäisiin kantoihinsa. Osallistujien yhteistyöhalua lisää myös se, että toimintatutkimukseen osallistuminen voi joillekin olla arvo sinänsä, eli se jossakin määrin vastaa nykyihmisen odotuksia siitä, millaista elämän yhteiskunnassa pitäisi olla. Niinpä hankkeen viimeisissä seminaareissa usein vallitsee hyvä yhteishenki, ja hankkeen loppuarvostelusta saattaa hetken innostuksessa tulla liiankin myönteinen. Arvion pysyvyyttä tutkija voi testata hankkimalla siihen osallistuneilta myöhemmin uudet arviot. Puolueettomampia mutta ehkä vähemmän asiantuntevia arvioita voidaan saada ulkopuolisilta sidosryhmiltä ja henkilöiltä, etenkin jos haastattelijana tällöin on joku muu kuin hankkeen varsinainen tutkija.

Toisaalta ulkopuolinen näkökulma hankkeen ehdotusten loppuarvioinnissa voi olla hyvinkin tärkeä siinä tapauksessa, että toimintatutkimuksessa sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta on seurauksia ulkopuolisille. Tällaisia mahdollisia ulkopuolisia tahoja on lueteltu yleisessä muistilistassa kehittämisprojektin intressiosapuolista (sivulla Ohjaava näkökulma). Yleisiä ohjaavan arvioimisen periaatteita ja metodeja käsitellään sivulla Ehdotusten arvioiminen.

Osallistujien oppiminen ilmenee koko yhteisön toimintatavan kehittymisenä, ja sitä voi arvioida joko tutkija tai yhteisön jäsenet. Kykeneekö yhteisö nyt omin neuvoin selviytymään uusista arvaamattomista ongelmatilanteista? Tätä voidaan koettaa arvioida ryhmässä keskustelemalla. Lopullinen vastaus siihen saadaan vasta yhteisön myöhemmässä toiminnassa.

Toisaalta voidaan arvioida yhteisön jäsenten yksilöllisten tietojen, asenteiden ja yhteistyötaidon kehittymistä. Tutkija voi näitä arvioida, sillä hän on hankkeen kuluessa oppinut kaikki mukanaolijat hyvin tuntemaan.

Teoreettisten tulosten arvioiminen. Useimmat toimintatutkimuksen hankkeet tähtäävät ennen kaikkea parantamaan tutkitun ryhmän omaa toimintaa, eikä osallistujia tai työn rahoittajia kiinnosta, voiko tuloksia ehkä myöhemmin soveltaa muuallakin. Kuitenkin usein sattuu, että hankkeessa avustava tutkija tulee yliopistosta, joka on ottanut tehtäväkseen koota ja kehittää toiminnan tutkimuksen teoriaa ja menetelmiä. Tällöin tulee ajankohtaiseksi arvioida tehdyn tutkimuksen tieteellistä arvoa, toisin sanoen työn tuottamaa laajennusta alan yleispätevään teoriaan, jota sitten voidaan soveltaa muualla. Tällaista arviointia käsitellään sivulla Tietojen arvioiminen, kohdassa Teoreettisten tulosten arvioiminen.

Toimintatutkimuksen raportti

Tutkijan oma erityinen tehtävä toimintatutkimuksessa on laatia hankkeesta raportti. Sen sisällöksi tulee kertomus hankkeen vaiheista sekä tiivistelmä kertyneestä aineistosta ja saaduista tuloksista. Raportin tekemistä helpottaa, jos tutkija on päivittäin pitänyt tapahtumista ja keskusteluista päiväkirjaa. Apuna voivat olla myös nauhoitteet, etenkin jos keskusteluja on käyty samanaikaisesti useissa työryhmissä.

Raportin sisältöä ja esitystapaa valittaessa on pohdittava raportin tarkoitusta. Jos pääasiana on tutkitun toiminnan kehittäminen, sopiva raportin muoto usein löytyy sivulta Ohjaava raportti. Usein ei ainakaan laajaan raporttiin ole tarvetta silloin kun kaikki asiaan liittyvät henkilöt ovat osallistuneet kehittämisseminaareihin ja täten ovat jo saaneet asiasta kaikki tarvitsemansa tiedot.

Asia on toinen, jos tarkoituksena on kehittää toiminnan teoriaa taikka jos tutkija aikoo esittää raporttinsa opinnäytteeksi yliopistossa. Tällöin on yleensä parasta noudattaa tavanomaisia tieteellisen raportin muotoja, joita selostetaan sivulla Toteava raportti ja kyseisen yliopiston sisäisissä ohjeissa.

Työntutkimus

Työntutkimus (methods engineering) on erityinen systemaattisen havainnoinnin metodiikka, joka pyrkii edistämään yhden työntekijän työssä jotakin valittua päämäärää, vaarantamatta kuitenkaan turvallisuutta tai aiheuttamatta kohtuutonta rasitusta työntekijälle. Alkuaan päämääränä oli parantaa työn tuottavuutta, mutta itse asiassa saman metodiikan avulla voidaan kehittää lähes mitä tahansa työhön liittyvää asiaa, muun muassa tapaturmien torjuntaa (työsuojelututkimus), työoloja, työvälineiden käyttöä, materiaalitaloutta, ympäristöasioita, tuotteen suunnittelua ja laatua, eli useimpia niitä asioita, joita luetellaan sivulla Tuotannon teorioita. Sitäpaitsi useat näistä metodeista sopivat myös kenen tahansa käytettäväksi oman työtapansa kehittämisessä.

Työntutkimuksen metodiikka kehitettiin 1900-luvun alussa "tieteellisen liikkeenjohdon" (scientific management) antamalta perustalta. Sen metodien eniten käytetty kokoelma on MTM, mikä on lyhenne joko nimityksestä Motion and Time Studies taikka Methods Time Measurement. Työntutkimushankkeeen tyypillinen sisältö on:

Perinteisesti työntutkimuksen toteuttaa tähän erikoistunut tutkija tai erityinen kehittämisyksikkö, ja työntekijä on siinä vain äänetön tutkimuskohde. Hanke lähtee liikkeelle työn nykytilasta, joka siis on koettu epätyydyttäväksi. Tutkija aloittaa tarkkailemalla sivusta työntekijöiden tavanomaista työtä ja rekisteröimällä sen kulkua usein sekuntikellon ja kameran avulla. Työn kulku esitetään sitten prosessikaavioiden, pohjapiirrosten ja aikataulukoiden muodossa.

Havainnoinnin ohessa työntutkija mielessään kohdistaa työn kulkuun seuraavat viisi kysymystä, joihin jokaiseen liittyy lisäkysymys "Miksi?":

Tässä yhteydessä voi panna merkille, että ylläolevien kysymysten käyttöä ei tarvitse rajata työntutkimukseen, vaan niitä voi soveltaa vaikkapa oman tai minkä tahansa työn yksinkertaistamiseen, jossa säilytetään työn teho ja muut sen toivottavat ominaisuudet.

Vaikka alkuaikojen "tieteellinen liikkeenjohto" ja työntutkimus jättivät työntekijöiden mielipiteet enimmäkseen huomiotta, nykyään ymmärrämme, ettei syvällisiä ja kestäviä uudistuksia voida toteuttaa muutoin kuin suunnittelemalla ne yhdessä. Tämä ei ole vain työntekijöiden oikeus, vaan siinä myös saadaan käyttöön heidän asiantuntemuksensa. Nykyisin on ainakin Suomessa työmarkkinajärjestöjen kesken sovittu, että rationalisointihankkeista on etukäteen vähintäänkin keskusteltava työpaikan yhteistoimintaelimissä. Monesti jopa kaikille työyhteisön työntekijöille varataan mahdollisuus sanoa mielipiteensä kehittämishankkeesta.

Luonteva menetelmä työntekijän mielipiteiden selvittämiseen on, että tutkija työn havainnoimisen ohella samalla haastattelee työn tekijää. Tällaisia yhdistettyjä menetelmiä selostetaan sivulla Ohjaava tietojen kerääminen especially in the paragraph Faktojen ja arviointien yhdistetty kyseleminen sekä Ohjaava havainnoiminen. ja esittää mm. seuraavia kysymyksiä:

Tutkijan on hyvä muistaa, että monesti työntekijällä on syynsä tehdä työnsä tietyllä tavalla, mutta nämä syyt ja yleensäkin työntekijän ammattitaito ovat laajalti "sanatonta" tietämystä. Tutkijan tehtävänä onkin auttaa sanattoman tiedon eksplikoimisessa eli muotoilla se sanoiksi niin, että nykyisistä työtavoista päästään yhdessä keskustelemaan ja ehkä löytämään niihin parannuksia.

Työntekijöiden lausumien tulkinnassa tutkijan on syytä käyttää omaa harkintaansa, sillä niitä usein värittävät seuraavat tekijät:

Työntutkijan tehtävänä ei tietenkään ole vain kuvailla työn kulkua ja ongelmia - myös parannusehdotus on laadittava. Aikoinaan se jouduttiin perustamaan työn havainnoinnin ohella vain talonpoikaisjärkeen ja aiempaan kokemukseen samanlaisista töistä, mutta nykyisin ehdotuksen pohjaksi on käytettävissä runsaasti tuotannon teoriaa kuten standardeja eri työmetodeista ja niiden tuottavuudesta eri olosuhteissa.

Ehdotuksen viimeistelyssä voi olla avuksi sivulla Ehdotusten arvioiminen selostettu teoreettisen arvioinnin metodiikka. Toiminnan kehittämistä arvioidaan tietenkin vertaamalla tuloksia hankkeen omiin tavoitteisiin. Voidaan myös koettaa mitata jollakin objektiivisella mittarilla yhteisön tilannetta hankkeen alkaessa ja sen päättyessä. Tämän arvion ehkä tekee yksinkertaisesti yksikön johtaja.

Työntutkimushankkeen raportti on useimmiten lyhyt, sitähän tavallisesti tarvitaan vain ehdotusten hyväksymiseksi yksikön johdossa ja ehkä työpaikan yhteistoimintaelimessä. Paras työtapa määritellään siinä toimintakaavioina (activity charts) joissa annetaan yksityiskohtaiset ohjeet tavallisten toistuvien töiden tekemisestä. Järjestelmään kuuluvat myös tuottavuusstandardit jotka ilmoittavat valmistuvan tuotannon määrän tunnissa silloin, kun työn joutuisuus on normaali. Raportin sisällön ja kirjoitustavan kysymyksiä käsitellään sivulla Ohjaava raportti.

Toiminnan teorian kehittäminen

Useimmat työntutkimuksen samoin kuin toimintatutkimuksen hankkeet ovat tapauskohtaisia eli ne tähtäävät vain jonkin tietyn toimivan ihmisryhmän tietyn ongelman poistamiseen. Mutta toimintaa on myös mahdollista kehittää siten, että pyritään vaikuttamaan kaikkiin samanlaisiin toimintatilanteisiin. Kehitetyistä yleispätevistä toimintamalleista voidaan käyttää yleistä nimeä toiminnan teoria, esimerkiksi "tuotannon teoria".

Tuotteisiin liittyvää toimintaa, jota saattaa olla tarpeellista tutkia ja kehittää, on ensinnäkin tuotteiden käyttö. Kirjallisessa muodossa se ilmenee tuotteen käyttöohjeissa. Ainakin sen pitäisi ilmetä käyttöohjeista, nehän valitettavasti ovat tänä päivänä kovin usein huonosti kirjoitettuja ja ansaitsisivat tulla testatuiksi tutkijan toimesta.

Voidaan myös sanoa. että implisiittisesti eli ilman julki kirjoittamista itse tuotteeseen sisältyy sen käytön teoria eli ne käyttötavat, joita varten tuote on suunniteltu ja rakennettu. Esimerkiksi tietokoneen hardware eli sen laitteisto ja rakenne on monesti tähdätty johonkin tiettyyn käyttöön, kuten musiikin tuottamiseen, cad-suunnitteluun tai pelaamiseen. Tuotteelle suunnitellun käytön tutkiminen ja kehittäminen työntutkimuksen metodeilla voi olla hyödyllistä siinä tarkoituksessa, että itse tuote saataisiin kehitetyksi entistä tehokkaammaksi tai helpommin käytettäväksi, voipa kehittelyn tuloksena olla myös kokonaan uudenlaisen tuotteen idea, "suunnitteluveturi".

Tuotteiden käytettävyyden tutkimusta käsitellään omalla sivullaan Käytettävyyden tutkimuksen ja kehittämisen menetelmät.

Tuotanto eli tuotteen valmistaminen on toinen tuotteisiin liittyvä tärkeä toimintojen ryhmä.

Tuotannon tarpeisiin ei aina välttämättä tarvita kokonaista prosessia koskevia malleja tai muita suuria teoreettisia konstruktioita, sillä vain harvoin joudutaan suunnittelemaan täysin uutta tuotantoprosessia pelkästään teorian pohjalta. Olipa aloitettava uuden tuotteen valmistus taikka vain korjattava jokin ongelma jo käynnissä olevassa tuotannossa, lähes aina on jostakin löydettävissä jo ennestään toimiva tuotantolaitos, joka voidaan ottaa esikuvaksi tarpeen mukaan yksityiskohtia muuttaen.

Toisin sanoen tuotannon kehittäminen yleensä voidaan tehdä inkrementaalisesti eli pohjaksi otetaan vanha ratkaisu, johon tehdään vain yksi muutos kerrallaan. Jokaisen muutoksen jälkeen sen onnistuminen arvioidaan, ennen kuin uusia asioita aletaan muuttaa. Tässä menetelmässä tarvittava teoria-aineisto koostuu enimmäkseen tuotantoprosessien pienehköistä yksityiskohdista kuten eri osatehtävien standardeista ja mitoituskaavoista.

Tuotannon teoriaa on laadittu ensinnäkin tuotelajikohtaisesti, esimerkiksi käsikirjoina, joilla on nimenä vaikkapa "Laivanrakennustekniikka" tai "Pukuompelijan käsikirja". Toisaalta on eri tuotteille yhteistä teoria-aineistoa, joka on sen sijaan jaoteltu tuotannossa tavoitellun päämäärän tai näkökulman mukaan. Tärkeitä ja paljon tutkittuja näkökulmia ovat etenkin seuraavat:

Kunkin yllämainitun teorian sisältöä tarkastellaan lähemmin sivulla Tuotannon teoria.

Toiminnan teorian kehittämisen metodiikka. Kun teorian, määritelmänsä mukaan, pitää olla yleispätevää, se joudutaan yleensä kokoamaan useammasta kuin yhdestä tapauksesta. Tästä syystä metodiikaksi ei sovellu toimintatutkimus, mutta sen sijaan kyllä työntutkimus sekä tavanomaiset kyselyt ja haastattelut sekä havainnointi. Tutkittavien tapausten joukon rajaamiseen soveltuvat keinot, joita selostetaan sivulla Tutkimuksen rajaaminen.

Aineiston analyysin metodeina voidaan usein soveltaa tavallisia toteavan tutkimuksen tai ohjaavan tutkimuksen menetelmiä. Ongelmaksi usein tulee ristiriitaisten näkökulmien yhteen sovittaminen, sillä jo yllä luetellut kahdeksan tuotannon tavoitetta (talous, laatu jne) ovat usein enemmän tai vähemmän ristiriidassa keskenään, ja samoin usein ovat myös kehittämishankkeeseen osallistuvien ihmisten mielipiteet. Tällaiseen tilanteeseen soveltuvia etenemistapoja luetellaan kohdassa Mielipiteiden yhteensovittaminen.

  In English   En Español   Sisällysluettelosivulle

3.8.2007.
Kommentit kirjoittajalle:

Alkuperäinen sijainti: http://www2.uiah.fi/projects/metodi