Ohjaava raportti

  1. Ehdotusten raportoiminen
  2. Uudesta käytännöstä tiedottaminen
  3. Uudistuksen edistymisen raportoiminen
  In English   En Español   Sisällystauluun

Ohjaava tutkimus on usein helpompi raportoida kuin toteava, sillä ohjaava hanke tehdään yleensä tilaustyönä tiettyyn tarkoitukseen ja ihmisille, jotka ainakin osaksi ovat tutkijan tiedossa. Raportin sisältö ja rakenne seuraa yksinkertaisesti hankkeen tavoitteista. Samoin raportin esitystapa on helppo valita pohtimalla, miten sen tulevat ymmärtämään ne ihmiset, joiden käyttöön raportti tehdään.

Jokainen ohjaava hanke poikkeaa muista, sillä jokaisella on omat, yksilölliset tavoitteensa. Eräs tärkeimmistä hankkeita ja niiden raportointia erottavista ominaisuuksista on hankkeen ekstensio: yleisesti ohjaavat eli ekstensiiviset hankkeet tähtäävät parantamaan kohteiden luokkaa, kun taas tapauskohtaiset eli intensiiviset hankkeet koskevat vain yksilöityjä tapauksia kuten nimettyjä ammattitoimintoja tai tuotteita. Tämä ero näkyy myös hankkeeseeen liittyvien ihmisten lukumäärässä ja tarvittavan raportoinnin sisällössä ja laajuudessa. Erottelu nähdään kaavakuvassa oikealla, ja sitä tarkennetaan seuraavassa.

Ekstensiivinen, yleisesti ohjaava tutkimus selvittää, mitä ihmiset enimmäkseen odottavat käytännön toiminnalta tai tuotteilta. Sen tulokset eivät koske vain tutkittuja kohteita, vaan tarkoituksena on parantaa kaikkia vastaavia tapauksia. Tämän aikaansaamiseksi ohjaava hanke tuottaa yleistä toiminnan teoriaa tai suunnitteluteoriaa kuten säädöksiä, standardeja, laskukaavoja tai muita toimintamalleja alalla toimivien ammattilaisten ja teollisuuden käyttöön.

Jokaisessa ammatissa ja muussakin perinteisessä ihmisten toiminnassa noudatetaan omia sääntöjään, jota voimme sanoa teoriaksi, vaikka suuri osa siitä olisi pelkästään hiljaisen tiedon muodossa eikä sitä olisi koskaan tutkittu ja muodostettu kirjalliseksi teoriaksi. Tekniikan ja teollisuuden kehitys kuitenkin vaatii uudistamaan yhä useampia perinnäisiä toimintatapoja nykyajan vaatimuksen mukaisiksi, ja tämä tapahtuu parhaiten niitä tutkimalla ja raportoimalla saadut tulokset jo olevan teorian korjausten tai laajennusten muodossa. Esimerkkejä paljon tutkituista ja hyvin dokumentoiduista käytännön teorioista ovat muun muassa:

Suunnitteluteorian kehittäminen

Näiden yleisten käytännön teorioiden levittämiseksi käyttöön on joukko vakiintuneita tietokanavia, kuten ammattikoulutus, käsikirjat ja tietokoneohjelmat eri ammatteja ja teollisuudenaloja varten. Aina kun jokin tutkimushanke on kehittänyt korjauksia tai laajennuksia ennestään käytössä olevaan teoriaan, ne joudutaan julkistamaan näiden samojen kanavien kautta.

Kehittämishanke Intensiivisen eli tapauskohtaisesti ohjaavan tutkimuksen (kuva oikealla) eli kehittämistyön (research and development, R&D) tarkoitus on periaatteessa sama kuin yleisesti ohjaavan tutkimuksen, eli löytää keinoja fyysisen kohteen parantamiseksi. Erona yleiseen tutkimukseen on, ettei nyt kehitetä teoriaa vaan käytäntöä: olevaa toimintaa tai uutta tuotetta.

Tapauskohtaisen ohjaavan tutkimuksen tulosten käyttäjistä monet myös osallistuvat tutkimukseen tai ainakin ovat tiedossa jo tutkimusta tehtäessä, mikä helpottaa raportointia ja tiedottamista - joskus jopa niin pitkälle, että tutkimusta rahoittanut yritys haluaa pitää tulokset suorastaan salaisina.

Ohjaava raportointi tarkoittaa usein raporttien sarjaa. Kun tutkimus ja käytäntöön soveltaminen kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa, siitä seuraa että tavallisesti hyvinkin monet ihmiset ovat hankkeesta kiinnostuneita ja ehkä jollakin tavalla osallistuvat siihen. Tästä taas usein seuraa se, että jo alustavat tulokset ja ehdotukset on pantava paperille ja jaettava hankkeen intressiryhmille, jotka eivät suinkaan aina hyväksy ensimmäistä saamaansa ehdotusta. Hankkeesta ei siis tehdä vain yhtä raporttia, vaan on tehtävä useita peräkkäisiä raportin versioita jo siksikin, että hankkeen eri vaiheissa käsitellään erilaisia asioita. Esimerkiksi tuotekehityshanke jakautuu ainakin kuuteen toisistaan erottuvaan vaiheeseen, joista jokaisessa laaditaan raportti. Samaa tapahtuu muissakin ohjaavissa hankkeissa, tyypillisesti seuraavaan tapaan:


Ohjaavan hankkeen työvaihe:
Vaiheen tuottaman raportin sisältö:

Toteavan tutkimuksen vaihe (jos tarpeen)
1. Raportti asioiden nykytilasta ja sen ongelmista (jos tarpeen)
Ohjaava tutkimusvaihe ja ehdotusten laatiminen
2. Ehdotusten raportoiminen (useita peräkkäisiä luonnoksia jos on tarpeen)
Päätös siitä, että muutokset pannaan toimeen
3. Uudesta käytännöstä tiedottaminen
Uudistuksen toteuttaminen käytännössä
4. Uudistuksen edistymisen raportoiminen (jos tarpeen)
Päätös korjaustoimista (jos tarpeen)
(jne.)

Näistä asioiden nykytilaa ja sen ongelmia selostava raportti voidaan tehdä tavanomaisella toteavan raportin tyylillä. Sen sijaan muilla yllä luetelluilla raporteilla on kullakin erityinen ohjaava tehtävä, jota käsitellään tarkemmin alempana.

Lisäksi ohjaavat raportit voivat noudattaa toteavien raporttien antamaa esikuvaa monissa tyylin ja kirjoitustekniikan asioissa, etenkin seuraavissa, joita käsitellään toisella sivulla:

Ohjaavissa hankkeissa osapuolten yhteistoiminta ja täten myös tiedon kulku on tavallisesti läheistä, minkä johdosta kirjalliselle aineistolle ei ole tarpeen asettaa tiukkoja muodollisia tavoitteita (ellei niitä käytetä opinnäytteinä). Myös kokonaan suullinen tiedonkulku saattaa monesti riittää asioiden hoitamiseen.

Ehdotusten raportoiminen

Ohjaavat hankkeet saavat harvoin alkunsa tutkijoiden yhteisön piirissä, vaan pikemminkin sen ulkopuolisten ihmisten ongelmista tai toiveista, ja niinpä ohjaavan hankkeen tulee ennen kaikkea täyttää näiden ihmisten tarpeet. Ihmisryhmiä, joiden mielipiteillä esimerkiksi tuotekehityshankkeessa on painoa, ovat yrityksen vastuunalaisen johdon ohella:

  1. tuotteen tulevat käyttäjät,
  2. tuotteen valmistajat,
  3. tuotteen markkinointiorganisaatio,
  4. ne ulkopuoliset, joille tuotteella on sivuvaikutuksia, ja ympäristö,
  5. muotoilijain ammattikunta sikäli kuin muotoilija haluaa siinä saada tunnustusta.

Samaten, kun kehitetään vakiintunutta ammattitoimintaa, on yleensä helppoa löytää ihmisiä, jotka sitä tuntevat. Näistä muutamia voidaan sitten pyytää osallistumaan hankkeeseen, tai ainakin voidaan pyytää heidän kommenttejaan siitä.

Ohjaavalle hankkeelle on todella hyvin tyypillistä, että sen ehdotuksista keskustellaan ehkä suuressakin kokouksessa, ja siinä esitettyjen mielipiteiden pohjalta tutkija sitten tarkistaa ehdotustaan, ehkä useitakin kertoja.

Keskustelujen pohjaksi tutkijan on tarpeen valmistella raportti, joka sisältää luonnoksen ohjaavan hankkeen suosittelemiksi toimenpiteiksi. Usein tutkija myös selostaa muita ajateltavissa olevia vaihtoehtoja hankkeen tavoitteen saavuttamiseksi, ja luettelee niiden hyvät ja huonot puolet. Raportin rakenteena voi olla esimerkiksi:

  1. Deskriptiivisiä selostuksia asioiden nykytilasta ja mahdollisuuksista niiden muuttamiseksi, laadittuna objektiivisin käsittein (eli siis ilman arvostavia mielipiteitä).
  2. Eri intressiryhmien mielipiteet, ja tutkijan ehdotus siitä, miten ne voidaan sovitella yhteen.
  3. Yhteenveto vaihtoehdoista, niiden edut, kustannukset ja sivuvaikutukset. Yhtenä vaihtoehtona voi olla se, ettei tehdä mitään, vaan asioiden nykyinen tila ja kehitys saa jatkua. Lopuksi tutkijan tulee tehdä ehdotus parhaaksi vaihtoehdoksi ja päätökseksi.

Esitystapa. Raportti voi palvella keskustelun ja päätösten pohjana vain silloin, kun se ymmärretään. Tutkijan on siksi tarpeen raporttia kirjoittaessaan pitää mielessä, kenelle hän kirjoittaa. Jokin johtokunta pystyy ehkä sulattamaan oppinutta ja koukeroista tekstiä, mutta jos kommentteja halutaan saada tavallisilta kuluttajilta ja tuotteiden kaiken tasoisilta käyttäjiltä, on viisainta kirjoittaa mahdollisimman helppotajuisesti, myös silloin kun joudutaan selittämään jokin välttämätön tekninen tai teoreettinen käsite. Sama koskee tutkijan suullisia esityksiä kokouksissa. Eräitä menetelmiä, joilla teoreettisia käsitteitä on saatu kokouksissa helpommin tajuttavaan asuun, luetellaan kohdassa Toimintatutkimuksen apuvälineitä.

Hämärän tekstin ohella kompastuskiveksi saattavat tulla tekniset kaavakuvat sekä tutkijoiden, arkkitehtien ja muotoilijoiden käyttämät esitystavat ja symbolit. Rakennusten ja muiden tuotteiden esittämiseen sopivia menetelmiä käsitellään toisaalla, kohdissa Suunnitelman esittäminen arvioitavaksi ja Päämäärien sovittelu yhteissuunnittelussa. Mahdollisuus, jota tutkijat harvoin muistavat, voisi olla käyttää abstraktien käsitteiden ja suhteiden kuvaamiseen soveltuvissa kohdissa taiteiden mallinnuskieliä kuten maalauksia, kuvanveistoa, näytelmää, tanssia ja musiikkia.

Ymmärtämisen vaikeuden voi kokea myös tutkija silloin, kun hankkeeseen osallistuva kokenut ammattilainen haluaisi tuoda esille ammattitietoutta, joka hänellä on pelkästään sanattoman kokemustiedon muodossa, ja tutkijan puolestaan pitäisi panna se paperille. Joitakin tapoja selvitä tästä ongelmasta esitetään kohdassa Hiljaisen tiedon keräämisen menetelmiä.

Uudesta käytännöstä tiedottaminen

Useimpiin ohjaaviin hankkeisiin kuuluu tapahtuma, jossa lopullisesti valitaan paras hankkeessa kehitetyistä ehdotuksista ja aloitetaan sen toteuttaminen käytännössä. Hankkeen organisaation mukaan tämän päätöksen voi tehdä kehittämishankkeen johtoryhmä, yrityksen johto, alan standardointikomitea, valtion ministeriö tai muu sellainen instituutio, joka on katsottu päteväksi ohjaamaan alan kehityksen suuntaa. Tämä päätös voi olla joko pakollisena kaikkien noudatettava taikka suositus, josta alan ammattilaiset voivat tilanteen mukaan poiketa.

Joka tapauksessa on päätöksen jälkeen tarpeen tiedottaa asiasta kaikille niille, joiden toivotaan ottavan tämän teorian laajennuksen huomioon käytännön toimissaan. Tämän tiedotteen sisältö muodostuu erilaiseksi kuin yllä mainituissa ehdotusvaiheen raporteissa, sillä kun nyt yksi vaihtoehdoista on valittu, muista ei enää tarvitse puhua. Lisäksi tämän valintapäätöksen perusteluilla ei enää ole muuta kuin ehkä historiallista kiinnostavuutta. Ehdotusvaiheen raportit voi silti olla aihetta arkistoida siltä varalta, että nyt hyväksyttyä teorian laajennusta vielä pitäisi tarkistaa.

Kun tutkija muotoilee ohjeitaan käytännössä sovellettaviksi, hänen pitäisi selkeästi ilmoittaa kunkin ohjeen ja sen alakohdan sitovuus. Tähän ei riitä se, että ilmoitetaan kuka on ohjeesta päättänyt, sillä vähänkin pitemmissä ohjeissa on usein osia, joista kaikkia ei suinkaan ole tarkoitettu orjallisesti noudatettavaksi, vaan ne ovat mukana ehkä vain selventämässä asiaa. Voisi täten olla hyödyllistä tehdä ero seuraavien sitovuuden asteiden välillä:

Toimintaohjeessa pitäisi välttää epämääräistä sanaa ohjeellinen, sillä kaikki yllämainitut ovat eräänlaisia ohjeita.

Kun sitovuutta halutaan täsmentää, olisi epäilemättä kömpelöä liittää jokaiseen ohjelauseeseen sanallinen ilmoitus sen sitovuudesta. Asia voidaan kätevämmin tuoda julki painoteknisin keinoin, kuten kirjasinlajin, värin tai tekstin sijoituksen avulla. Esimerkiksi Suomen rakentamismääräyskokoelmassa on sitovuus ilmaistu varsin näppärästi käyttämällä jokaisella sivulla kahta palstaa seuraavasti:

Ohjeiden jakelu ja tiedottaminen. Jos juuri julkaistut ohjeet tai suositukset halutaan nopeasti laajaan käyttöön, on tarpeen saada selville ne ihmiset, jotka näitä ohjeita tulisivat soveltamaan, ja tiedottaa näille asiasta. Miten tämä tehdään käytännössä, riippuu hankkeen ekstensiosta.

Pienissä intensiivisissä eli yhden tapauksen kehittämishankkeissa, joissa yleistä teoriaa ei ole laadittu ja useimmat tulosten käyttäjät ovat tiedossa, sopivin menetelmä usein on erityinen lyhyt raportti tai tiedote, joka toimitetaan jokaiselle tiedossa olevalle mahdolliselle soveltajalle. Joskus voi riittää pelkkä suullinen ilmoitus tai luento esimerkiksi ammatillisessa yhdistyksessä tai kirjoitus alan ammattilehteen. Pienen kehittämishankkeen toteuttaneille ihmisille saattaa ainoa tärkeä asia olla se, että uudistukset tehtiin - laajempi tiedottaminen näyttää tarpeettomalta. Joskus sitäpaitsi tutkimusta rahoittanut yritys haluaa estää tulosten leviämisen kilpailijain tietoon.

Ekstensiivisissä eli yleistä teoriaa kehittävissä hankkeissa tilanne on aivan toisenlainen, sillä kaikkia tai edes useimpia tulosten mahdollisia käyttäjiä ei mitenkään voida tietää. Tässä tapauksessa usein tehokkain tapa on on selvittää, onko jo olemassa pysyviä kanavia käytännön teorian välittämiseen, ja sitten käyttää näitä hyväksi. Tällaisia kanavia ovat esimerkiksi alan käsikirjat, standardikokoelmat, ammattilehdet ja täydennyskoulutus alalla toimiville henkilöille. Teollisuusyrityksillä, jotka tekevät paljon tutkimusta, on monesti yksityinen kokoelma omia standardeja ja muita suunnitteluohjeita omia tuotteitaan varten. Virallisten säädösten ja ministeriöiden ohjeiden jakeluun on kullakin hallinnonalalla omat kanavansa. Sitten kun jokin näistä kanavista on valittu, on tietenkin vielä hyvä pohtia saavuttaako se varmasti kaikki ne ihmiset, joille tiedosta voisi olla hyötyä.

Pysyvien jakelukanavien etuna on se, että niihin yleensä kuuluu järjestely, jolla lukijoille ilmoitetaan uuden tai korjatun aineiston ilmestymisestä sekä vanhentuneen aineiston kumoamisesta.

Uudistuksen edistymisen raportoiminen

Seuranta Isoissa tutkimus- ja kehittämishankkeissa, joiden aikajänne on kuukausia tai vuosia, on tapana tehdä määräaikaisia raportteja työn tilaajalle tai rahoittajalle, joissa kerrotaan työn edistymisestä ja verrataan sitä alkuperäiseen hyväksyttyyn aikatauluun. Jos tämä työsuunnitelma oli tehty jana-aikataulun muodossa, on kätevää merkitä tähän aikatauluun kunkin janan kohdalle miten suuri osuus siitä on tehty, jolloin kaikista janoista yhdessä saadaan kokonaiskuva hankkeen edistymisestä.

Jos sitten vielä jälkeenpäin, hankkeen jo kokonaan toteuduttua, sen kulusta kokonaisuudessaan tarvitaan raportti esimerkiksi tutkijan opinnäytteeksi, sen sisällöksi usein tulee kronologinen kertomus osavaiheista ja niiden raporteista, ongelmien ja ristiriitojen ratkaisemisesta sekä lopullisen ehdotuksen toteuttamisesta.

Tällainen historiallinen katsaus ohjaavan hankkeen kulusta kirjoitetaan tavallisesti toteavaan tyyliin, sillä hankkeen alkuperäiset ohjaavat tavoitteet tuskin sellaisinaan enää ovat voimassa - hanke itse onnistuessaan on tehnyt ne vanhentuneiksi.

Ei toki ole estettä ohjaavassa mielessä uudelleen arvioida nykyistä uutta tilannetta jo tehdyn tutkimuksen alalla. Tässä voitaisiin käyttää apuna uudistuksesta kertynyttä palautetta, jos sellaista on tullut kerätyksi esimerkiksi alalla toimivan yrityksen toimesta. Tuotteista saadun palautteen järjestelyjä ja hyväksikäyttämistä selostetaan kohdassa Palaute ja kritiikki.

  In English   En Español   Sisällystauluun

3.8.2007.
Kommentit kirjoittajalle:

Alkuperäinen sijainti: http://www2.uiah.fi/projects/metodi