Toteava raportti

  1. Toteavan raportin jäsentely
  2. Raportin kirjoittaminen
  In English   En Español   Sisällystauluun

Toteava tutkimus Jotta tutkijan työstä olisi hyötyä, sen tulokset on raportissa välitettävä niille, jotka tuloksia voivat käyttää. Raportti on siis kirjoitettava niin, että siitä tulee käyttökelpoinen, mikä voi eri käyttäjille tarkoittaa erilaisia asioita. Ohjaavat tutkimukset - joita käsitellään toisella sivulla - tehdään tavallisesti tilaustyönä tiettyyn tarkoitukseen ja ehkä jopa tietyille henkilöille, kun taas toteavat tutkimukset usein syntyvät tutkijan omasta aloitteesta eikä käyttäjistä ole tietoa, joskin tutkija voi tällöinkin alku- ja loppulauseissaan ja tiedotteissaan valaista esimerkein tulosten potentiaalisia käyttöalueita. Muutoinkin tutkijan asiana on raportissaan ja tiedottamisessaan huolehtia siitä, että mahdollisimman monet potentiaaliset käyttäjät saavat tuloksista tiedon, kiinnostuvat niistä ja oivaltavat, että niillä on merkitystä lukijan kannalta katsottuna.

Kun toteavan raportin viestinä on kuvata, miten kohteen asiat ovat, tärkeintä on esittää tämä kuvaus selkeästi ja lisäksi ilmoittaa sen luotettavuus ja se alue, jossa se pätee (mikä on yleensä sama kuin tutkittu perusjoukko). Usein katsotaan, että myös lukijalla pitää olla mahdollisuus itse arvioida tulosten luotettavuutta, jota varten tarvittavat tiedot (kuten lähdekritiikin pääkohdat, mittausten hajonnat ja merkitsevyystasot jne.), on siis annettava raportissa.

Toteavan tutkimuksen tekijä ei voi olettaa, että lukija heti ymmärtäisi tutkimuksen arvon, päinvastoin tutkija joskus joutuu tarjoamaan yleisölle sellaista, mitä se ei vielä edes tiedä tarvitsevansa. Raportti pitäisi siis koettaa tehdä helposti luettavaksi, jotta lukijan mielenkiinto kestäisi teoksen loppuun saakka.

Toteavan raportin jäsentely

Tutkimustulosten välittömien käyttäjien lisäksi raportteja lukevat alan muut tutkijat sekä kirjastojen ja tietopalvelulaitosten henkilöt. Näiden työtä helpottaa, jos jokaisen tutkimusraportin sisältämät asiat esitetään vakiintuneessa järjestyksessä, joka yleensä on seuraava:

  1. Nimiösivut
  2. Tiivistelmä
  3. Sisällysluettelo (voi olla kirjan lopussakin)
  4. Alkulause
  5. Varsinainen teksti
  6. Lähde- ja kirjallisuusluettelot
  7. Mahdolliset henkilö- tai asiahakemistot
  8. Liitteet.

Nimiösivut ovat kirjan ensimmäiset sivut. Päällimmäisenä, mahdollisen kirjan kannen jälkeen, usein on suojanimiölehti. Siinä ilmoitetaan vain mahdollinen julkaisusarja ja kirjan nimi eli nimeke.
Varsinainen nimiösivu sisältää seuraavat tiedot, joiden tarkempi järjestys vaihtelee eri maissa ja eri julkaisusarjoissa:

Nimiösivulla tai sen kääntöpuolella on lisäksi:

Tiivistelmä (engl. abstract, ruots. referat) palvelee myöhempiä tiedonhakuja. Sen perusteella myöhemmät tutkijat voivat päättää, onko heidän aihetta hankkia kyseinen raportti. Tiivistelmä selventää nimekettä ja kertoo enintään n. 250 sanalla mitä ja miten on tutkittu sekä pääpiirteet tuloksista siten, että lukija voi ymmärtää asian ilman raporttiin tutustumista. Tämä onnistuu varmimmin, kun tutkija itse kirjoittaa tiivistelmän.
Tiivistelmä laaditaan tutkimuksen kielellä sekä usein myös englanniksi. Samassa yhteydessä tutkija voi ilmoittaa tutkimuksensa aihepiiriä kuvaavan UDK-numeron sekä muutamia asiasanoja eli tutkimuksen aihepiiriä luonnehtivia substantiiveja, mitkä mieluimmin poimitaan kyseisen tieteenalan asiasanaluettelosta (thesaurus, katso lukua Tiedon hakeminen teksteistä). Näissä asioissa tutkija voi kysyä neuvoa kirjaston informaatikolta.

Alkulause ("Lukijalle") kertoo tutkimuksen syntyhistorian ja siihen myötävaikuttaneet osapuolet. Tässä sopii esittää kiitokset tutkimuksen rahoittajille ja työtä edistäneille henkilöille.

Varsinainen teksti kertoo, mitä tuloksia saatiin. Tekstin pitäisi myös tarjota lukijalle mahdollisuus itse arvioida tulosten luotettavuutta. Näistä syistä tekstin tulisi sisältää vähintään seuraavat asiat:

Tutkimusmenetelmä tarkoittaa sitä loogista polkua, jonka kautta tulokset ovat syntyneet aineistosta. Se on selostettava, jotta lukija voisi tarkistaa tulosten luotettavuuden.

Parhaassa tapauksessa tämä selostus on sama kuin hankkeelle sen alussa tehty metodisuunnitelma, mutta tavallista on myös se, että hanke on toteutunut aivan toisin kuin suunniteltiin. Näin käy usein humanistisessa tutkimushankkeessa, jossa tutkijan tulkinta kohteestaan saattaa perin pohjin muuttua hankkeen kuluessa ja raportoitavat tulokset ehkä syntyvät pelkästään työn viimeisinä viikkoina. Tällöin herää kysymys, olisiko kaikki tutkimuksen alkuvaiheissa kokeillut "turhat" harhapolut selostettava? Tässä ovat eri tutkijat noudattaneet eri linjoja, joita Outi Lehtopuro (1980) hauskasti kuvaa:

"...humanistiselle tutkimukselle [on ollut ominaista] vastahakoisuus selväsanaisesti eritellä niitä prosesseja, joiden avulla tutkija on tuloksiinsa tullut. Valmis tutkimus pyritään kirjoittamaan luettavaksi ja sileän sujuvan ulkokuoren alle jää usein näkymättömiin koko joukko vaivalloista detaljitutkimusta, yritystä, erehdystä ja kokeiluja, jotka eivät johtaneet tulokseen.

Vaatimus tutkimuksen metodien ja käsitteiden entistä selväsanaisemmasta esillepanosta on kuitenkin vähitellen alkanut kotiutua humanistienkin ajatteluun. Saattaa ensin tuntua siltä, että tällöin ... menetetään jotain lukijan kannalta olennaista humanistisen tutkimuksen totuttua nautittavuutta. Lähemmin katsottaessa paljastuu kuitenkin, että tilalle on tullut uudenlainen ja ehkä vielä antoisampi kokemus kuin mitä lennokkaasti kirjoitettu kiehtova kirja tarjoaa. Lukijalle tulee mahdollisuus osallistua siihen henkiseen prosessiin, jolla tietomme karttuu."

Raportissa saattaa siis olla tarpeen jonkin verran selostaa tutkijan "esiymmärrystä" aiheestaan: miten hän aluksi kohteensa käsitti ja minkä teorian pohjalta hän aloitti työnsä. Samoin on hyvä selostaa ne syyt, jotka johtivat tutkijan tulkitsemaan aineistoa uudella tavalla tai pakottivat hänet hankkimaan lisäaineistoa. Ei silti tarvitse juurta jaksain selostaa jokaista tutkijan ennakko-odotusta, joka osoittautui vääräksi, eikä luetella niitä aineistoja, jotka tutkija turhaan kokosi ja käsitteli. Ei myöskään pidä todeta, että tutkija nyt viimeinkin uskoo löytäneensä totuuden, eikä kuvailla sitä innostusta, jonka tämä saavutus hänessä herätti.

Toteavan tutkimuksen tulokset ovat usein yksittäistapauksista tehtyjä analyyttisia yleistyksiä (malleja) eli melko kuivakasta luettavaa. Tekstiä voi tällöin elävöittää ottamalla mukaan mielenkiintoisia yksittäistapauksia:

"Jos raportissa keskitytään pelkästään abstrahointeihin, esityksestä tulee pitkäveteinen, koska lukija jätetään epätietoiseksi todellisuudesta, johon abstrahointi viittaa. Jos taas raportti käsittää vain kokoelman empiirisiä kuvauksia ilman abstrahointia, lukija ei pysty erottamaan mahdollisia ... yleistyksiä, joita tutkija kuitenkin tekee jopa silloinkin, kun pyrkii vain kuvailemaan" (Grönfors, 1985 s. 146).

Toinen laji "rusinoita" kuivaan leipätekstiin ovat mehukkaat sananmukaiset sitaatit haastatelluilta henkilöiltä. Näihin kuitenkin on saatava puhujan lupa, tai sitten on suojattava tämän anonymiteetti esimerkiksi nimi vaihtamalla.

Sanaton tietous, joka on periytynyt aiemmilta sukupolvilta ammattitaidon tai yhteiskunnassa elämisen taidon muodossa, on ammattien tai tuotteiden tutkijalle usein ongelma. Niin kutsutun positivistisen tieteenfilosofian mukaan tutkijan tulee aina joko ilmaista selkeästi (engl. explicate) jokainen käsittelemänsä asia tai muutoin jättää asia kokonaan käsittelemättä. "Mistä ei voi puhua, siitä on vaiettava" (Wittgenstein, B). Kuitenkin nykyään monet tutkijat katsovat, että tällainen ihanne soveltuu vain joillekin tieteenaloille, mutta toisilla sitä on pehmennettävä jottei se turhaan rajoittaisi vaikeasti eksplikoitavien asioiden tutkimista.

Toinen perinteinen tabu tieteissä on koskenut tutkimuksen tulosten esittämistä taideteoksen muodossa. Vaikkakin deskriptiivisen tutkimuksen yleinen päämäärä, kohteen kuvaaminen, on periaatteessa sama kuin taiteissa, melkein jokainen "tieteellisenä" itseään pitävä tutkija torjuisi ajatuksen esittää tuloksiaan taideteoksen muodossa, esimerkiksi maalauksena tai novellina.

Ensi silmäyksellä näyttäisi, että tieteissä vain tapaustutkimuksissa käytetään hieman taideteosta muistuttavaa esitystapaa. Kuitenkin historiallisesti tarkastellen käy ilmi, että useatkin tieteellisten mallien tyypit (sanallinen ja kuvaesitys, topologinen ja analoginen malli) on alunperin saatu eri taiteista, joissa niitä on jo aiemmin käytetty. Tieteen ja taiteen esitystapojen lukuisia yhtäläisyyksiä (ja eroja) käsitellään tarkemmin sivulla Taiteellinen tutkimus. Samalla sivulla on myös joitakin vihjeitä siitä, miten näitä esityskieliä voitaisiin ehkä käyttää rinnakkain antamaan sanomalle täyteläisyyttä.

Kirjoituksen tyyli ei ehkä ole kovin tärkeä silloin, jos tutkijalla on esitettävänään lukijalle tärkeitä uusia tietoja. Joka tapauksessa tiedot menevät paremmin perille, jos virkkeet ja sanat ovat lyhyitä ja yleiskielisiä. Jos tutkimuksen aihe välttämättä vaatii käyttämään erikoiskäsitteitä, ne on tietenkin määriteltävä.

Loppulauseessa tutkija monesti selostaa tutkimuksen kuluessa syntyneitä oivalluksia, analogioita ja hypoteeseja, joita hän tässä tutkimuksessa ei ehtinyt tarkemmin selvittää, mutta joihin hän myöhemmissä tutkimuksissa ehkä aikoo palata.

Kirjallisuusluettelo voi sisältää joko pelkästään tutkimuksessa lainatut tai hyväksikäytetyt lähteet (=lähdeluettelo), taikka tutkija voi siinä luetella myös muuta lukijalle ehkä hyödyllistä kirjallisuutta. Molemmissa tapauksissa sen tärkein tarkoitus on auttaa lukijaa hankkimaan lisätietoja. Tätä varten on tapana antaa kirjoista seuraavat tiedot (joskin nykyisin oikeastaan vain kolme ensimmäistä ovat välttämättä tarpeen):

Aikakauslehtikirjoituksista taas ovat seuraavat tiedot tarpeen:

Useimmiten kirjallisuusluettelo on raportin lopussa; vaihtoehtoisesti teokset voidaan luetella joko lukujen lopuissa tai sivujen alareunoissa. Jos raportti tulee johonkin julkaisusarjaan, lähteiden esittämisen mallin voi katsoa kyseisen sarjan aikaisemmista teoksista.

Liitteinä voidaan esittää hakemistoja sekä sellaisia tutkimukseen liittyviä tietoaineistoja, jotka ovat liian laajoja sisällytettäväksi tekstiin. Tällaisia ovat esimerkiksi kyselyn lomakkeet, luettelot tai kuvat tutkituista kohteista sekä isot taulukot. Jos liitteet julkaistaan eri niteenä, sen painoasu tai painos voidaan jättää alemmaksi kuin itse raportin, kustannusten alentamiseksi.

Raportin kirjoittaminen

Tutkijan ei tarvitse potea huonouden tunnetta, jos raportin kirjoittaminen on vaikeaa. Sitä se näet on aina, monesta syystä.

Tutkijan voi olla viisasta aloittaa kirjoittaminen hahmottelemalla yhdelle paperille kysymyksenasettelunsa, tuloksensa ja näitä yhdistävät loogiset päättelyt. Tästä paperista hän voi sitten poimia asioiden sopivimman esittämisjärjestyksen. Toinen asia on, missä järjestyksessä asiat kirjoitetaan: usein neuvotaan kirjoittamaan ne kohdat ensin, jotka tuntuvat helpoimmilta. Monesti on helppo aloittaa asioista, jotka ovat selkeitä, moneen kertaan mietittyjä asiakokonaisuuksia, kuten kuvaukset tutkimusmenetelmistä taikka tuloksista.

Tutkimusraporttia yleensä joudutaan moneen kertaan muokkaamaan, eikä silloin tietenkään saisi syntyä virheitä jo valmistuneisiin kohtiin. Tässä työssä on mikrotietokone suureksi avuksi. Pelkästään muistilliseksi kirjoituskoneeksi ei tietokonetta silti kannata jättää, sillä nykyisissä tekstinkäsittelyohjelmissa on lukuisia raportin kirjoittajalle hyödyllisiä työkaluja, kuten seuraavat.

Taittaminen ja hakemistojen tekeminen

Tutkimusraportteja ei nykyisin aina paineta kirjapainossa, vaan yhä useammin ne monistetaan tutkimuslaitoksen omalla xerokopiokoneella tai offset-monistamossa. Monistamista varten sivut ensin tulostetaan laserkirjoittimella. Tässä tapauksessa on mahdollista ja suositeltavaakin, että kirjoittaja itse muotoilee ja viimeistelee raportin kaikki sivut eli taittaa julkaisun. Onhan raportin kirjoittajalla, toisin kuin ammattitaittajalla, mahdollisuus lyhentää, pidentää ja muutella tekstiä ja näin selventää tekstin, kuvien ja taulukoiden liittymistä toisiinsa kullakin aukeamalla.

Taiton pohjaksi on tapana tehdä taittomalli, joka sisältää julkaisun kaikille sivuille yhteiset piirteet: sivukoon, marginaalit, otsakkeiden, tekstin ja kuvatekstien kirjasintyypit ja koot, kappaleiden aloitustavan (anfangin) ja kuvien sijoittelun periaatteen. Kullakin julkaisusarjalla on oma mallinsa.
Ellei valmista mallia ole, taitto aloitetaan tekemällä se. Jos raportin sivukoko on A4, teksti olisi hyvä jakaa kahdeksi tai kolmeksi palstaksi, muutoin siitä tulee vaikeasti luettavaa. Oikean reunan tasaus hidastaa lukemista; tasaamaton "liehureuna" olisi tässä suhteessa parempi. Kirjasintyypeistä (engl. font) helpoimmin luettavia ovat sanomalehtien käyttämät tyypit kuten "Times", huonoimpiin taas kuuluu konekirjoitusteksti.

Taittamisen työvälineeksi on käytettävissä erityisiä julkaisuohjelmia, joskin nykyisillä tekstinkäsittelyohjelmillakin syntyy varsin laadukas taitto. Niiden käteviä puoliautomaattisia apuneuvoja ovat mm. palstoitus, leski- ja orporivien (sivun ylä- ja alareunan yksittäisten rivien) esto sekä mahdollisuus kytkeä määrätyt rivit yhteen siten, että ne eivät myöhemmin vahingossa hajoa eri sivuille. Samoin alahuomautusten sijoittelu oikeille sivuille tapahtuu automaattisesti.

Kuvien kohdalla tekstinkäsittelyohjelmilla usein on vaikeuksia. Eri tavoilla tuotetut kuvat voidaan kyllä yleensä siirtää tekstinkäsittelyohjelman alaisuuteen, jolloin kuvat tulostuvat tekstin mukana, mikäli tietokone on tehokas ja kaikki onnistuu.

Kuvien koko pitäisi valita niin, että tarpeelliset detaljit näkyvät niistä samalta lukuetäisyydeltä kuin tekstiäkin luetaan. Piirrosten viivavahvuus lopullisessa painotuotteessa ei saisi alittaa 0,1 mm.

Tietokoneella tehdyn taiton perusratkaisuja on helppoa muuttaa vielä työn myöhäisessä vaiheessa. Tämä koskee erityisesti niitä asioita, jotka on määritelty vain kertaalleen julkaisun alussa, kuten sivukokoa, marginaaleja ja palstojen lukumäärää. Samoin, jos tekstin kaikki kirjasinmäärittelyt on tehty viittaamalla yhteen, tekstin alussa määriteltyyn perusmerkkilajiin, tämä antaa mahdollisuuden muuttaa yhdellä käskyllä koko raportin kaikki kirjasinkoot esimerkiksi 10 % suuremmiksi, tai jopa vaihtaa koko julkaisun kirjasinleikkaus (esim. Courier Helveticaksi). Yhtä helppoa on muuttaa tyylin puitteissa määritellyt seikat. Tyyliin tehty muutos tulee heti voimaan kaikkialla, missä tyyli on voimassa.

Taiton jälkeen mutta ennen monistusta on oikea hetki koota sisällysluettelot, nimi- ja asiahakemistot sekä hoitaa tekstin sisäisiin viittauksiin oikeat sivunumerot. Kuten edellä on todettu, sisällysluettelon muodostaminen voidaan automatisoida tyylien kautta tapahtuvaksi. Myös hakemistot tekstinkäsittelyohjelma tekee automaattisesti, kunhan vain kirjoittaja on tätä varten tekstiin merkinnyt ne sanat, jotka hakemistoihin otetaan. Nämä toimenpiteet ovat itse asiassa niin yksinkertaisia, että ne voidaan tehdä vaikkapa joka kerta kun tutkimusraportti tulostetaan alustavana koeversiona.

Painatus

Tavallisin, helpoin ja vähiten virheitä tuottava menetelmä on tulostaa raportti tietokoneen omalla kirjoittimella. Jos kuitenkin halutaan todella korkealaatuista jälkeä, teksti on ladottava ja painettava kirjapainossa. Tällöin kirjoittaja yleensä toimittaa tekstin latomoon tietolevykkeellä. Latomon kanssa on sovittava tekstinkäsittelyohjelmasta. Painoon menevässä käsikirjoituksessa on hyvä noudattaa seuraavaa:

Latomosta teksti saattaa ensi vaiheessa tulla leipätekstinä eli yhtenä pitkänä palstana. Se on tarkoitettu tällaisena oikoluettavaksi, jolloin tehtäviin korjauksiin ovat vakiintuneet tietyt symbolit (standardi SFS 2324).
Sitten kun leipäteksti on virheetön, työ siirtyy taittajalle. Tämä sijoittelee sivuille tekstipalstat, otsakkeet, kuvat ja kuvatekstit, joko julkaisusarjan tyylin mukaan taikka tätä työtä varten laatimansa taittomallin mukaan.

Hypertekstiraportti. Nykyisessä informaatiotulvassa yleisö osaa arvostaa mahdollisuutta lukea raportti valikoivasti siten, että aloitetaan sen pääpiirteistä, hypätään joidenkin kohtien yli ja siirrytään kiinnostavampiin kohtiin. Paperille tehdyssä raportissa tällaisen menettelyn tekee mahdolliseksi sen informaation annostelu asteittain: Otsake > tiivistelmä > yhteenveto > sisällysluettelo > teksti > liitteet. Lukija voi jatkaa näitä "syventymisen portaita" niin pitkälle kuin asia kiinnostaa.

Hyperteksti antaa nykyisin keinot luoda "syventymisen portaita" ei vain alaspäin kohti detaljeja kuten kirjoissa, vaan moneen suuntaan ja myös muuhun kuin kirjalliseen aineistoon.

Hyperlinkeistä on siis etua jo yhden tutkimushankkeen sisäistä raporttia tehtäessä, mutta suunnattoman paljon avarampia näköaloja avaavat ulkoiset linkit vieraisiin tietolähteisiin. Niiden kautta voitaisiin esimerkiksi luoda yleiskatsaus kokonaiseen tieteenalaan, mitä on tähän asti vaikeuttanut nimenomaan erillisten tutkimusten ylenpalttinen runsaus.

Tiedottaminen

Jottei tutkijan suurella vaivalla tuottama raportti joutuisi pelkästään kirjahyllyihin, tutkijan pitäisi vielä raportin valmistuttua huolehtia sen jakelusta tai tiedottamisesta niille, joille työn tuloksista voi olla hyötyä.

Jos raportti tulee johonkin julkaisusarjaan, se tulee samalla sarjan normaaliin jakeluun alan kirjastoihin, mukaanluettuna lain vaatimat kuusi vapaakappaletta Helsingin yliopiston kirjastoon. Tätä kautta tieto julkaisusta ja sen tiivistelmä menee myös kaikkien tieteellisten kirjastojen tietokantoihin. Suuret tutkimuslaitokset usein järjestävät hankkeen valmistuessa erityisen tiedotustilaisuuden lehdistölle.

Toisaalta tutkimuslaitokset, yliopistot ja korkeakoulut nykyisin ylläpitävät omia vakinaisia tutkimustietokantojaan eli luetteloita joko vireillä olevista tai valmistuneista tutkimuksista. Niiden tietosisältö on opetusministeriön työryhmämuistion 5:1994 mukaan (Suositukset tutkimustietokantojen tietosisällöksi ja perustamiseksi):

Tutkimusaineiston säilyttäminen

Julkaistu ja Helsingin Yliopiston kirjastolle toimitettu tutkimusraportti säilyy pysyvästi. Samoin muut yliopistot ja korkeakoulut säilyttävät pysyvästi ainakin väitöskirjat, monesti myös muut lopputyöt.

Tutkimusraportin lisäksi on etenkin dokumentoinnin tyyppisessä tutkimushankkeessa saattanut kertyä sellaista aineistoa, joka ei ole mahtunut tai soveltunut julkaistavaksi tutkimusraportissa, mutta joka kuitenkin saattaisi kiinnostaa myöhempiä muita tutkijoita. Tällainen tutkimuksen pohja-aineisto voi olla esimerkiksi mittaus- tai haastatteludataa, valokuvia, ääni- ja kuvanauhoja tai suorastaan alkuperäisiä ja ehkä harvinaisiakin teoksia.

Jos tutkimus on tehty jossakin yliopistossa tai tutkimuslaitoksessa, luonteva säilytyspaikka aineistolle on tutkimuslaitoksen oma arkisto. Siinäkin tapauksessa, että tutkija on tehnyt työn muualla, aineisto ehkä voidaan sopia säilytettäväksi asianomaisen erikoisalan arkistossa tai museossa. Museosta voidaan vähintäänkin saada tietoa arvokkaiden teosten säilyttämiseen sopivista menetelmistä. Kullakin teosten lajilla on omat vaatimuksensa, mutta ainakin äkillisiä lämpötilan ja kosteuden muutoksia ja suoraa auringonvaloa pitää yleensä välttää.

Sitten kun sovelias säilytyspaikka on löytynyt, tutkijan tulisi valmistella aineisto seuraavasti:

Sellainen arvokas aineisto, jota on mahdollista kopioida, on pyrittävä saattamaan säilyvään muotoon. Tämä tarkoittaa toisaalta kopion pohjamateriaalia, jonka pitää pysyä riittävän lujana, toisaalta informaatiota kantavaa ainetta kuten muste, joka ei saa haalistua eikä irrota. Tavanomaisia kopioinnin materiaaleja ja menetelmiä on seuraavassa:

Tallennusmuoto: Muutamien vuosien säilytykseen: Vuosikymmenien tai pitempään säilytykseen:
Teksti ja kuvat paperilla: Mustesuihkutulostus, huopakynä, vesivärit (nestemäiset väriaineet yleensä haalistuvat). Sanomalehtileikkeet (paperi haurastuu). Laser-tulostus, lyijykynä, perinteinen muste ja aito tussi tavallisella konttoripaperilla säilyvät hyvin. Väripigmentit, etenkään hiilihiukkaset, eivät haalistu.
Valokuvat ja filmit: Värivalokuvat ja negatiivit (haalistuvat). Perinteiset mustavalkoiset kuvat ja negatiivit säilyvät hyvin, sillä väriaineena ovat hopeahiukkaset. Älä käytä liimaa tai teippiä valokuviin. Hyvä säilytyspaikka on neutraalista (pH=7) paperista tehty kuori tai tasku.
Nauhat ja muut magneettiset tallennukset: Analogiset tallenteet kuten VHS- ja äänikasetit. Signaali heikkenee ajan mittaan, eikä sitä voida täysin palauttaa. Digitaalinen tallennus myös heikkenee, mutta se palautuu kokonaan jos kopioidaan ajoissa.
CD ja DVD levyt: Syaniinista (cyanine) tehdyt levyt, jotka tuntee vaalean sinisestä tai vihreästä väristä, kestävät huonosti pitkää säilytystä, samoin kaikki uudelleen kirjoitettavat levyt. Halpojen nimettömien levyjen laatu vaihtelee suuresti. Mitään levyjä ei pitäisi kirjoittaa aivan täyteen, sillä viimeksi kirjoittuva osa ulkoreunassa vahingoittuu helposti. Paras materiaali on ftalosyaniini, jolloin levyt ovat hopean tai kullan värisiä, ja myös syvän sininen "azo", etenkin jos levy on tunnetun valmistajan tekemä. Käytä vain kertaalleen kirjoitettavia levyjä, jotka on valmistettu enintään vuosi aikaisemmin. Tallenna hitaalla nopeudella: CD-audio 4x, CD-data 16x, DVD 1x. Älä pane tarroja tai kirjoita huopakynällä muualle kuin läpinäkyvälle alueelle levyn keskellä. Pidä levyt pimeässä ja kuivassa.

Kuten taulusta nähdään, mikään materiaali ei ole ikuista, ja kaikki informaatio heikkenee vähitellen. Sitten kun se jää heikommaksi kuin pohjamateriaalin ja ympäristön luonnolliset häiriöt, sitä ei enää voida virheettömästi lukea eikä palauttaa. Tässä suhteessa haavoittuvimpia ovat sävyjä sisältävät värikuvat ja äänet ja niistä tehdyt analogiset tallenteet, sillä suuri osa signaalista on alunperin intensiteetiltään matalaa ja helposti häviää kulumalla tai hukkuu häiriöihin ja likaan. Sen sijaan tekstin ja digitaalitallenteiden signaalin intensiteetti on alun perin voimakas ja pysyy pitkään luettavissa vaikka osa häviäisikin.

Parasta säilyvyyttä tavoiteltaessa on tarpeen ajoittain tarkistaa jäljellä olevan signaalin voimakkuus ja siihen tulleet virheet. Niin kauan kuin analoginen signaali on häiriöitä vahvempi, sen voi ilman suurta hävikkiä kopioida uudelle pohjalle. Digitaalisen tallenteen kopio on jopa täysin alkuperäisen veroinen, ajoissa tehtynä. Jos tallenne on osittain häipynyt, sitä ei voida lukea Windowsin tavanomaisilla tiedostokäskyillä, mutta se voidaan monesti palauttaa käyttämällä erikoistyökaluja kuten CD-Roller. Yleensä vähiten lukuvirheitä tulee, jos lukemisessa käytetään samaa levy- tai nauha-asemaa, jolla tallennus alunperin tehtiinkin.

CD- ja DVD-levyille ajan mittaan tulevien virheiden määrän ("block error rate") mittaamiseen on erityisiä ohjelmia kuten DVDInfoPro ja CDSpeed2000. (CD- ja DVD-levyjä koskevien tietojen lähde: l'Ordinateur Individuel No 160, Avril 2004, sivut 66-69, ja PC-Welt 4/2004, s. 122.)

Ohjekirjoja ja www-sivuja

Julkaisutoiminnan standardeja on koottu kirjaan Toimiston asiakirjat. SFS käsikirja 76 osa 1 (1994). Niihin kuuluvat muiden muassa:

  In English   En Español   Sisällystauluun

3.8.2007.
Kommentit kirjoittajalle:

Alkuperäinen sijainti: http://www2.uiah.fi/projects/metodi